Outlook'taki E-postalara Son Kullanma Tarihi Ekleme (ve Neler Oldukları)

Outlook, gönderdiğiniz veya aldığınız e-postaya bir son kullanma tarihi eklemenizi sağlar. Son kullanma tarihi geçtikten sonra e-posta farklı biçimlendirme ile görüntülenir ve süresi dolmuş e-postayı otomatik olarak yönetmek için Outlook'un yerleşik araçlarını kullanabilirsiniz.

Son kullanma tarihleri yalnızca e-postalar için geçerlidir, takvim etkinlikleri veya görevleri için geçerli değildir, çünkü bu öğelerin yönetimi için kullanabileceğiniz kendi tarihleri vardır

Bir E-postada Son Kullanım Tarihi Nasıl Belirlenir

Gönderdiğiniz bir e-postaya son kullanma tarihi eklemek için, e-postanın Özellikler penceresini açmanız gerekir. E-postayı açın ve ardından Mesaj> Etiketler'e tıklayın.

Bu, Seçenek> Diğer Seçenekler veya Dosya> Özellikler seçeneğini tıklatarak da erişebileceğiniz e-postanın Özellikler penceresini açar. “Sona erme tarihi” onay kutusunu işaretleyin ve ardından bir tarih ve saat seçin.

E-postanıza dönmek için Kapat'ı tıklayın. Son kullanma tarihi eklendiğine dair herhangi bir belirgin işaret olmayacaktır ve e-postayı normal olarak gönderebilirsiniz.

Aldığınız bir e-postaya son kullanma tarihi eklemek için e-postayı açın ve Mesaj> Etiketler'e (veya Dosya> Özellikler) tıklayın.

Bu, e-postanın Özellikler penceresini açar. Alınan bir e-posta için gönderdiğiniz bir mesaj için olduğu kadar seçenek yoktur, ancak yine de bir son kullanma tarihi ve saati belirleyebilirsiniz.

Son Kullanma Tarihi Ne Yapar?

Yani bir e-postaya bir son kullanma tarihi eklediniz. Harika ve hepsi bu, ama yapmanın faydası nedir?

Son kullanma tarihleri, neyin önemli olduğuna odaklanmanıza yardımcı olmak için Outlook tarafından çeşitli şekillerde kullanılır. Süresi dolmuş e-postalar genellikle süresi dolmamış e-postalar kadar önemli değildir, bu nedenle Outlook süresi dolmuş e-postaları farklı biçimlerde otomatik olarak biçimlendirir.

Outlook'ta koşullu biçimlendirme ayarına baktıysanız, "Süresi dolmuş öğeler" biçimlendirme kuralını fark etmiş olabilirsiniz.

Bu kural, son kullanma tarihini geçen herhangi bir e-postayı gri bir fontla ve okunan metni formatlar.

Bu, e-postanın süresinin dolduğunu bilmenizi sağlar, böylece önce daha önemli e-postalara odaklanabilirsiniz. Son kullanma tarihi olan bir e-posta gönderdiyseniz, bu biçimlendirme alıcının Outlook’unda da geçerlidir, ancak Thunderbird gibi diğer e-posta istemcileri veya Gmail veya Yahoo! Mail, tarihi yok sayar ve onunla hiçbir şey yapmaz.

Ayrıca, herhangi bir e-postanın son kullanma tarihini gösteren bir klasöre sütun ekleyebilirsiniz. Sütunu eklemek istediğiniz klasörde bir sütun başlığını sağ tıklayın ve ardından “Alan Seçici” seçeneğini tıklayın.

Açılır menüden “Tarih Saati alanları” nı seçin ve daha sonra “Sona Erme” seçeneğini seçin.

“Süre Sonu” öğesini sürükleyip bırakarak klasöre ekleyin.

Süresi dolmuş bir e-postayı açtığınızda, Outlook size başlıktaki bir mesajı bildirir.

Süresi dolmuş bir e-postayı hala yanıtlayabilir veya iletebilirsiniz, ancak iletmeyi denerseniz, Outlook önce size bir uyarı gösterir.

E-postayı göndermek için “Evet” veya iptal etmek için “Hayır” tıklayın.

E-postalarınızı Yönetmek İçin Son Kullanma Tarihini Kullanma

Outlook'un yerleşik araçlarından bazıları son kullanma tarihlerinden de yararlanır. Outlook'ta Otomatik Arşivleme ayarladıysanız, “Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörü)” seçeneğinin farkında olabilirsiniz.

Bu açıksa, Otomatik Arşiv, tarihin geçtiği tüm e-postaları siler veya taşır (diğer ayarlara bağlı olarak). Bu, süresi dolmuş e-postaları otomatik olarak kaldırmanın ve posta kutunuzu karıştırmamalarını sağlamanın harika bir yoludur.

Süresi dolmuş e-postalarınızın silinmesini veya taşınmasını istemiyorsanız, ancak bunları Outlook'ta da görmek istemiyorsanız, Exchange e-posta sunucusundan indirilmesini önlemek için Outlook'un senkronizasyon kurallarını ayarlayabilirsiniz.

Senkronizasyon filtrenizi oluştururken, “Gelişmiş” sekmesine ve ardından “Alan” düğmesine tıklayın.

Menüden Tarih / Saat alanları> Sona erme'yi seçin. Bu alan “Tüm Posta alanları” ve “Tüm Posta alanları” seçeneklerinde de mevcuttur.

“Condition” ı “on veya on” olarak ve “Value” ı “dün” olarak ayarlayın ve ardından “Listeye Ekle” düğmesini tıklayın.

Bu, süresi dolmuş tüm görevleri filtreler, böylece dün veya daha önce sona ermiş olursa, Outlook ile senkronize edilmez ve posta kutunuzda görünmez. Orada görmek isterseniz, Outlook web uygulamasında yine de kullanılabilir.

Gelen e-postaya otomatik olarak son kullanma tarihi eklemek için kurallar oluşturamaz veya bir düğmeye basarak son kullanma tarihi uygulayan hızlı bir adım oluşturamazsınız, ancak tüm giden e-postalara otomatik olarak bir son kullanma tarihi ekleyebilirsiniz. Dosya> Seçenekler> Posta'yı tıklayın, Mesaj Gönder'e gidin ve “Bu e-postaları bu günlerden sonra süresi dolmuş olarak işaretle” yi açın.

Mesajların süresinin dolmasını istediğiniz gün sayısını girin ve ardından "Tamam" ı tıklayın. Bu, gönderdiğiniz tüm e-postalara otomatik olarak bir son kullanma tarihi ekler.

Son kullanma tarihleri, artık alakalı olmayan ve artık ihtiyacınız olmayan mesajları silmek veya gizlemek için Outlook araçlarını kullanmanıza izin veren düşük ışıklı mesajlarla önceliklerinizi ve posta kutunuzu yönetmenin kullanışlı bir yoludur. Posta kutunuzun kontrolden çıkmasını önlemek için verilen mücadelede bir araç ve bu konuda çok kullanışlı bir araç.