Veri Doğrulama ile Excel'de Veri Girişini Kısıtlama

Başka insanlardan veri toplamak için Excel elektronik tabloları kullanırsanız, ancak dikkatlice planlanmış hücrelerini sık sık yanlış bilgi ile doldurduğunu görürseniz, veri doğrulama yardımcı olabilir.

Bu araç, belirli hücreleri yalnızca doğru biçimlendirilmiş verilere izin verecek şekilde kısıtlamanıza olanak tanır. Birisi orada olması gerekmeyen bir şey girerse — harcama raporunda “15.68 $” yerine “havaalanında öğle yemeği” gibi — Excel, doğru olana kadar girdiyi reddeder. İnsanların zamanınızı harcamadığından emin olmak için pasif agresif bir yöntem olarak düşünün.

Örnek olarak, How-To Geek için temel masraf raporu çalışma sayfası. İnsanların, sadece belirli para birimlerine para birimi olarak biçimlendirilmiş sayısal değerleri (yani, bazı basamaklar, ondan sonra ondalık sayı ve onu takip eden iki rakam) girmesini sağlamak istediğimizi varsayalım.

İlk olarak, kısıtlamak istediğiniz tüm hücreleri seçin.

Şerit üzerindeki "Veri" sekmesine geçin ve ardından "Veri Doğrulama" düğmesine tıklayın. Pencereniz tam boyutta değilse ve etiketleri göremiyorsanız, iki yatay kutu, yeşil onay işareti ve kırmızı çapraz daire içeren simgedir.

Veri Doğrulama penceresinde, “Ayarlar” sekmesinde, “İzin Ver” açılır menüsünü tıklayın. Burada, seçili hücrelerinize izin vermek için belirli bir giriş tipi ayarlayabilirsiniz. Harcama raporumuz için, kullanıcıların iki ondalık basamaklı bir sayı koymaları konusunda ısrar edeceğiz, dolayısıyla “Ondalık” seçeneğini seçtik. Bir hücrenin metin, saat veya tarih, belirli bir uzunlukta metin veya kendi özel onayınızı içerdiğinden emin olmak gibi başka ölçütler de seçebilirsiniz.

"İzin Ver" açılır menüsünde seçtiğiniz veri türü, "Ayarlar" sekmesinin geri kalanında kullanabileceğiniz seçenekleri değiştirir. Para birimine karşılık gelen sayısal bir değer istediğimizden, “Veri” açılır menüsünü “ara” ayarına getiriyoruz. Ardından, minimum 0,00 değerini ve maksimum 10000,00 değerini yapılandırıyoruz. Bu, ihtiyaçlarımızı karşılayacak kadar fazla.

Test etmek için doğrulama ayarlarını uygulamak için “Tamam” a tıklayın ve sonra uygun olmayan bir değer girmeyi deneyin. Örneğin, yemeğin bedeli yerine Kahvaltı değeri için “krep” yazarsak bir hata mesajı alırız.

Bu, insanları yalnızca doğru veri türlerini girmeye zorlarken, onlara ne tür veriler gerektiği konusunda herhangi bir geri bildirim sağlamaz. Öyleyse, bunu da ayarlayalım.

Veri Doğrulama penceresine geri dönün (Şeritte Veri> Veri Doğrulama). Burada iki seçeneğiniz var (ve isterseniz ikisini de kullanabilirsiniz). Bir pop-up araç ipucunun, insanlar için veri doğrulamanın açık olduğu bir hücreyi seçtiğinde istedikleri veri tipini göstermesini sağlamak için “Input Message” sekmesini kullanabilirsiniz. Yanlış türde veri girdiğinde gördükleri hatayı özelleştirmek için “Hata Uyarısı” sekmesini de kullanabilirsiniz.

Önce "Giriş Mesajı" sekmesine geçelim. Burada, “Hücre seçildiğinde giriş mesajını göster” seçeneğinin açık olduğundan emin olun. Ardından, giriş araç ipucunuza bir başlık ve bir metin verin. Aşağıda da görebileceğiniz gibi, hücrelerden birine tıklamak, insanların neler beklediğini bilmesini sağlayan mesajı açıyor.

“Hata Uyarısı” sekmesinde, kullanıcıların yanlış türde veriyi girdiklerinde gördükleri hata mesajını özelleştirebilirsiniz. “Geçersiz veri girdikten sonra hata uyarısını göster” seçeneğinin açık olduğundan emin olun. “Stil” açılır listesinden hata mesajınız için bir stil seçin. Mesajın karşı karşıya gelmesini istediğiniz güce bağlı olarak bir Stop (X ile kırmızı daire), Uyarı (ünlem işareti ile sarı üçgen) veya Bilgi (küçük harfli “i” mavi daire) ile devam edebilirsiniz.

Mesajınız için bir başlık, mesajın metnini yazın ve bitirmek için “Tamam” a basın.

Şimdi, bir kullanıcı uygunsuz veri girmeye çalışırsa, bu hata mesajı biraz daha yararlıdır (ya da tercih ederseniz alaycı).

Bu, veri doğrulamasını ayarlayan biraz daha fazla ayak işi, ancak diğer insanlardan veri toplamak için elektronik tablolar kullanıyorsanız, daha sonra size zaman kazandırabilir. Kendi hatalarını önlemek için bile yararlıdır. Bu, formülleri veya bu verilere dayanan her türlü otomasyon görevini kurduysanız, bu durum iki katlıdır.